¿Cómo configurar un CRM de ventas? | Parte 2

En el anterior post hablamos sobre cómo configurar tu pipeline de ventas, la definición de los stages de ventas (desde el primer contacto hasta que se gana o pierde el proyecto), los campos personalizados y los ciclos de vida de los contactos (Lifecycle stage).

En esta segunda entrega veremos el resto de componentes que intervienen en un CRM de ventas básico, en este caso usaremos como ejemplo HubSpot, pero realmente las técnicas son  aplicables a cualquier CRM desde Pipedrive hasta ZOHO CRM, independientemente del CRM que uses la relación entre Marketing y ventas será esencial para el funcionamiento del CRM, los contactos que entran a la base de datos deben ser “nutridos” desde el punto de vista de marketing y de ventas, por eso lo ejemplos que usaremos tendrán en cuenta ambas perspectivas. A continuación veremos la automatización de tareas, las listas inteligentes y las vistas de trabajo.

Automatizaciones (Workflows)

Automatizar tareas es realmente sencillo, a veces solo necesitas sentarte y reflexionar sobre las acciones más repetitivas y que llevan más tiempo a los comerciales. El siguiente paso es diseñar el proceso en el CRM, vamos a enumerar algunas de las más comunes:

  • Asignación de contactos: Asignar contactos que entran en la base de datos es una tarea que debe ser automática, podemos crear distintos tipos de reglas de asignación, por ejemplo, Si un contacto entra a través de la web y muestra interés por el servicio “x” se debe asignar ese lead al comercial experto en ese servicio, El CRM procederá a enviar un email al comercial informando del nuevo lead.
  • Creación de deals : Una vez asignado el contacto inicia el proceso de venta, si el Lead está cualificado por marketing y el comercial ha presentado su presupuesto/solución al cliente, deberá crear un deal que contenga la cantidad aproximada de la propuesta, esta tarea puede ser semi-automatizada. Podemos crear un recordatorio para que el comercial actualice el deal una vez alcance el stage de “Propuesta enviada”.
  • Deals desactualizados: Imagina que después de la asignación del contacto el comercial crea un nuevo deal por valor de 10,000€ y avanza todos los stages pero se queda estancado en la etapa de “Envio de contrato”, nuestro CRM debe enviar un recordatorio a los 15- 30 días para recordar al comercial hacer seguimiento de este deal estancado, ya sea para cambiar su stage a “Ganado” o “Perdido”.

Una vez el CRM de ventas esté en pleno funcionamiento descubrirás que existen más acciones que puedes automatizar de las que imaginas.

Listas inteligentes 

Tener una base de datos organizada puede ser complejo y conlleva mucho trabajo, la mejor forma de mantener cierto orden para nosotros mismos y los comerciales que trabajen con el CRM es usando las listas inteligentes o dinámicas. Dependiendo de la organización de tu departamento comercial las listas tendrán una forma u otra, por ejemplo, si tu empresa trabaja con clientes en España, México y Canadá, es conveniente crear listas para los tres países distintas y personalizadas, ahora imagina que no solo tienes contactos por cada país sino que trabajas distintos productos y servicios dentro de cada país, en ese caso puedes crear carpetas por países y dentro listas personalizadas según los criterios.

Vista de trabajo (Workview) 

Cada departamento debe tener una espacio de trabajo que le permita ejecutar de forma rápida y cómoda sus tareas diarias, en el caso del equipo de ventas esto es imprescindible, ya que los comerciales estarán escribiendo emails y haciendo llamadas mientras tienen la herramienta abierta, por eso la configuración por defecto aunque es útil debe ser mejorada también.

Las vistas de trabajo que debes tener en cuenta son: 

  • Dashboard de ventas: El dashboard de ventas inicial debe tener todas las métricas en un vistazo, desde las métricas de productividad (llamadas, emails y contactos realizados) hasta métricas de ingresos y de conversión del funnel (¿Cuantos contactos del CRM completaron el proceso de ventas?)
  • Contactos filtrados: Los filtros nos permiten cientos de formas de segmentar gracias a los campos personalizados, por ejemplo, puedes crear filtros según el tamaño de las empresas, idiomas, cargos de personas de contacto, estado de los leads y mucho más. 
  • Vista de contacto: La vista de contacto debe tener toda la información que necesita el comercial para seguir la relación con el cliente y su empresa. Entre las propiedades que puedes añadir a la vista del comercial está el servicio que le interesa, puesto de trabajo, presupuesto, departamento, etc..

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