¿Te imaginas no tener que preocuparte más por perder una renovación o una oportunidad con tus clientes actuales? ¿Quieres construir relaciones más fuertes y lograr una fidelización duradera? Si te identificas con estas metas, ¡este artículo es para ti!
En Hayas Marketing entendemos que la gestión de la relación con clientes no solo es una tarea operativa, sino una oportunidad para crecer y fidelizar. Por eso, te presentamos tres formas prácticas y efectivas para gestionar tus contratos con HubSpot, adaptadas a diferentes necesidades y recursos.
1. Mediante gestión manual: Simplicidad para emprendedores y empresas con poco volumen
Ideal para quienes utilizan los planes Starter o Free de HubSpot.
- ¿Cómo funciona?
- Añade propiedades personalizadas: Incluye propiedades clave como fecha de inicio, fecha de caducidad, estado del contrato y cualquier otro dato relevante. Estas propiedades se configuran en la ficha del contacto o negocio dentro de HubSpot.
- Crea vistas personalizadas: Diseña filtros para visualizar fácilmente los contratos que están próximos a vencer. Por ejemplo, puedes filtrar por «fecha de caducidad en los próximos 30 días».
- Gestiona las renovaciones manualmente: Esto implica revisar las vistas personalizadas regularmente y planificar las renovaciones. Aquí hay dos pasos clave:
- Crea tareas manualmente: Cada vez que identifiques un contrato próximo a vencer, asigna una tarea en HubSpot. Incluye detalles sobre qué acciones tomar (por ejemplo, contactar al cliente, preparar una oferta de renovación, etc.).
- Sincroniza tu calendario: Asegúrate de que el calendario de tareas de HubSpot esté sincronizado con tu calendario habitual (Google Calendar, Outlook, etc.). Esto te permitirá recibir recordatorios y gestionar tus tiempos de forma más eficiente.
- Consejo práctico: Dedica un momento fijo al mes para revisar los contratos próximos a vencer. Por ejemplo, establece un bloque de tiempo el primer lunes de cada mes para esta tarea.
- Ventajas: Rápido, gratuito y fácil de implementar.
- Limitaciones: Requiere dedicación manual y no incluye automatización.
2. Automatización usando el objeto Producto y la creación de Workflows
Una solución escalable para empresas con licencias Professional o superiores.
- ¿Cómo funciona?
- Crea productos que representen los contratos:
- Accede al menú de «Productos» en HubSpot y define un producto para cada tipo de contrato que ofrezcas (por ejemplo, «Contrato Básico», «Contrato Premium», etc.).
- Incluye propiedades clave como duración, precio y características específicas. Esto permitirá un seguimiento claro de las características de cada contrato.
- Asocia los productos a los negocios relevantes:
- Al crear o actualizar un negocio, utiliza la sección de «Productos» para asociar el contrato correspondiente. Esto vincula automáticamente los detalles del contrato con el negocio, asegurando una gestión centralizada.
- Asegúrate de que el negocio tenga propiedades como «fecha de cierre» o «fecha de inicio del contrato» actualizadas para facilitar la automatización.
- Automatiza las renovaciones con workflows:
- Crea un workflow en HubSpot (accesible desde el menú de Automatización) para enviar recordatorios y crear tareas automáticamente cuando un contrato esté próximo a vencer.
- Por ejemplo, configura un trigger basado en la propiedad «fecha de caducidad» del contrato para que el workflow se active 30 días antes de su vencimiento.
- Dentro del workflow, añade acciones como:
- Enviar notificaciones internas: Notifica automáticamente al responsable de ventas sobre la renovación.
- Crear tareas: Genera una tarea para que el equipo contacte al cliente o prepare una oferta de renovación.
- Enviar correos electrónicos automatizados: Envía un email al cliente recordándole la renovación, con opciones para actualizar o mejorar el contrato.
- Crea productos que representen los contratos:
- Ventajas:
- La gestión automatizada reduce el esfuerzo manual y mejora la eficiencia.
- Se integra fácilmente con los procesos de ventas y genera alertas automáticas para no perder oportunidades.
- Limitaciones:
- Menos flexible si los contratos necesitan una gestión completamente independiente del proceso de ventas.
- Requiere una licencia Professional o superior de HubSpot para crear workflows.
3. Máxima Flexibilidad: Crea un objeto personalizado de contratos
Antes de adentrarnos en esta solución avanzada, es importante entender qué son los objetos en HubSpot. Los objetos son categorías principales dentro del CRM que agrupan información clave para la gestión de tus clientes, como contactos, empresas, negocios y tickets. Además de estos objetos predeterminados, HubSpot te permite crear objetos personalizados que se adaptan a necesidades específicas, brindándote la flexibilidad de estructurar datos de manera única para tu negocio.
Con esta opción, puedes diseñar un sistema de gestión de contratos completamente personalizado.
- Te explicamos cómo funciona:
- Diseña un objeto personalizado adaptado a tus procesos específicos.
- Define propiedades clave, como fechas de vencimiento, estado y responsable.
- Automatiza notificaciones, renovaciones y otras tareas con flujos de trabajo avanzados.
- Ventajas: Flexibilidad absoluta y personalización para empresas con necesidades complejas.
- Limitaciones: Requiere tiempo y configuración inicial, además de una licencia Professional o superior.
¿Qué solución es ideal para ti?
La elección dependerá de tus objetivos y del plan de HubSpot que utilices. Sea cual sea tu situación, gestionar contratos de manera eficiente mejorará no solo tus operaciones, sino también la satisfacción y fidelización de tus clientes.
Haz del seguimiento de contratos tu estrategia de crecimiento
En Hayas, creemos que cada interacción con tus clientes actuales y potenciales es importante y debes conocerla para mejorar la relación con tus clientes y contactos. Implementar una solución de gestión eficiente no solo ahorrará tiempo y reducirá errores, sino que fortalecerá la confianza y la lealtad de tus clientes, impulsando oportunidades de negocio y crecimiento sostenible.
Además, estas mismas herramientas pueden ser utilizadas para crear un programa de fidelización de clientes que ofrezca beneficios personalizados basados en sus contratos, preferencias, intereses e interacción con tu Marca. Por ejemplo, podrías automatizar recompensas al renovar un contrato o enviar promociones especiales para clientes con alta recurrencia. Con HubSpot, las posibilidades para fortalecer la relación con tus clientes son infinitas.
¿Estás listo para dar el siguiente paso? Nuestro equipo de expertos está aquí para ayudarte.
👉 Contáctanos y descubre cómo podemos transformar tu gestión de clientes con HubSpot.